Kiekvienas verslas reikalauja investicijų ir išlaidų, o dažna naujo verslininko klaida – neteisingai renkami išlaidas pagrindžiantys dokumentai. Ši klaida lemia didesnius mokesčius, o kartais net gali sužlugdyti verslą, kai, neuždirbus pelno, vis tiek reikia mokėti nemažus mokesčius, nes netinkamais dokumentais negalima pagrįsti patirtų išlaidų. Todėl labai svarbu jau verslo pradžioje žinoti kelias paprastas taisykles, kad ateityje išvengtumėte rūpesčių.
Pirmoji ir viena svarbiausių taisyklių – mokėjimų dokumentai nėra dokumentai, kuriais pagrindžiamos išlaidos. Banko mokėjimo pavedimai, kasos išlaidų orderiai, grynųjų pinigų išmokėjimo ir priėmimo kvitai pagrindžia pinigų mokėjimą, tačiau iš apskaitos ir mokesčių pusės jie nenusako, kad išlaidos buvo patirtos. T. y., kad paslaugos ar prekės buvo gautos. Šiais dokumentais fiksuojami skolų ir įsipareigojimų apmokėjimai, avansų sumokėjimai. Išimtis taikoma tik banko paslaugų ir valiutos keitimo mokesčiams, kuriems užtenka banko išrašo. Todėl, sumokėjus už prekes ar paslaugas, privaloma paprašyti sąskaitos-faktūros ar PVM sąskaitos-faktūros.
Fiskalinio kasos aparato čekis tinka tik tada, kai pirkimo suma neviršija 100 Eur, o čekyje įvardinta, kas buvo pirkta. Todėl čekiai su įrašais „prekės“ ar „paslauga“ tikrai netiks. Fiskalinio kasos aparato čekis tinka pagrįsti išlaidas, bet jis netinka norinti pirkimo PVM įtraukti į atskaitą (susigrąžinti PVM iš biudžeto), todėl PVM mokėtojams reikėtų visais atvejais prašyti PVM sąskaitos-faktūros, jeigu perka prekę ar paslaugą, kuri apmokestinta PVM mokesčiu. Fiskalinio kasos aparato čekio nereikėtų maišyti su banko kortelių skaitytuvo čekiu, kuris netinka visais atvejais.
Kuro pirkimo čekiai tinka tik tada, kai pirkimo suma neviršija 150 Eur, o juose yra nurodyti perkančiojo rekvizitai. Degalinėse sąskaitų niekas neišdavinėja, tačiau, perkant kurą, kuris bus naudojamas veikloje, privaloma nurodyti savo rekvizitus (įmonės duomenis ar gyventojo vardą, pavardę, individualios veiklos pažymėjimo numerį). Kuro čekis tinka ne tik išlaidoms pagrįsti, bet ir norint pirkimo PVM įtraukti į atskaitą (susigrąžinti PVM iš biudžeto). Jeigu kuras perkamas naudojant specialią degalinės tinklo išduotą kortelę, jo pirkimui pagrįsti būtina PVM sąskaita-faktūra, kurią degalinių tinklas dažniausiai išrašo už kalendorinį mėnesį. Tačiau kuro išlaidoms pagrįsti neužtenka vien tik čekio ar PVM sąskaitos-faktūros, privaloma turėti ir papildomus jo sunaudojimą patvirtinančius dokumentus, įrodančius, kad kuras buvo sunaudotas ir būtinas veikloje. Įmonė privalo turėti automobilį (nuosavą, pagal nuomos ar panaudos sutartį), gyventojas – pateikti Valstybinei mokesčių inspekcijai pranešimą apie individualioje veikloje naudojamą automobilį (forma FR0457), o kuro sunaudojimą pagrįsti kelionės lapais ar kuro nurašymo aktais.
Komandiruotėse dažnai perkami keleivinio transporto bilietai. Kelionės bilietai išlaidoms pagrįsti tinka, jeigu juos parduodant neišduodamas kasos aparato kvitas. Pvz., perkant bilietus iš bilietų pardavimo automato. Priešingu atveju, išlaidoms pagrįsti reikia turėti kasos aparato kvitą arba sąskaitą-faktūrą (PVM sąskaitą-faktūrą).
Išankstinės ar avansinės sąskaitos yra visiškai bevertės. Tai dokumentas, kuris nesaugomas ir gali būti neregistruojamas. Šio dokumento esmė, kad, sumokėjus už sutartas prekes ar paslaugas, jos bus parduotos ar suteiktos, tačiau nesumokėjus – pardavėjas nieko neįsipareigoja. Tai tik informacija apmokėjimui, pirkimo sąlygų patvirtinimas prieš mokėjimą, bet šiuo dokumentu nėra fiksuojamas prekių pardavimas ar paslaugų suteikimas, taigi šiuo dokumentu negalima pagrįsti ir išlaidų. Apmokėjus už prekes ar paslaugas pagal išankstinę sąskaitą, būtinai reikia turėti ir sąskaitą-faktūrą ar PVM sąskaitą-faktūrą.
Sąskaita-faktūra ar PVM sąskaita-faktūra – tai dokumentas, kuriuo fiksuojamos išlaidos. Jos yra mažiausiai klausimų keliantys ir geriausi dokumentai pagrįsti išlaidoms ir susimažinti savo mokėtiniems mokesčiams. Sąskaita-faktūra ir PVM sąskaita-faktūra viena nuo kitos skiriasi tuo, kad pirmąją išrašo ne PVM mokėtojai, o antrąją – PVM mokėtojai. T. y. tai priklauso ne nuo perkančiojo, o nuo parduodančiojo. Tačiau šie dokumentai turi pakankamai griežtus reikalavimus ir juose turi būti nurodyti privalomi rekvizitai.
PVM sąskaitos-faktūros privalomi rekvizitai yra:
-
išrašymo data;
-
serija ir numeris;
-
tiekėjo pavadinimas, adresas;
-
tiekėjo PVM mokėtojo kodas;
-
pirkėjo pavadinimas, adresas;
-
pirkėjo (kliento) PVM mokėtojo kodas.
-
įmonės kodas ar Individualios veiklos pažymėjimo numeris, jeigu pirkėjas ne PVM mokėtojas.
-
tiekiamų prekių (paslaugų) pavadinimas ir jų kiekis;
-
prekių (paslaugų) tiekimo data, jeigu ji nesutampa su PVM sąskaitos faktūros išrašymo data;
-
prekės (paslaugos) vieneto kaina (be PVM);
-
tiekiamų prekių (paslaugų) apmokestinamoji vertė;
-
PVM tarifas (-ai) ir suma.
-
Perkant prekes ar paslaugas, kurioms taikomas lengvatinis, nulinis PVM tarifas arba prekės ar paslaugos neapmokestinamos PVM, taikomas atvirkštinis apmokestinimas, PVM sąskaitoje-faktūroje privalo būti nuoroda į atitinkamą PVM įstatymo ar ES direktyvos straipsnį.
Sąskaitos-faktūros privalomi rekvizitai yra:
-
išrašymo data;
-
serija ir numeris;
-
tiekėjo pavadinimas, adresas, kodas;
-
pirkėjo pavadinimas, adresas;
-
pirkėjo (kliento) PVM mokėtojo kodas.
-
įmonės kodas ar Individualios veiklos pažymėjimo numeris, jeigu pirkėjas ne PVM mokėtojas.
-
tiekiamų prekių (paslaugų) pavadinimas ir jų kiekis;
-
prekės (paslaugos) vieneto kaina;
-
suma.
Dažnai kyla klausimas, ar sąskaitose-faktūrose ir PVM sąskaitose-faktūrose privalomi parašai. Tiek pardavėjo, tiek pirkėjo parašai ant šių dokumentų yra neprivalomi.
Tiek PVM sąskaita-faktūra, tiek sąskaita-faktūra gali turėti papildomus rekvizitus, kaip įmonės logotipas, informacija apmokėjimui, pristatymo adresas ir t. t. Neteisingai išrašyta sąskaita gali tapti priežastimi, dėl kurios patikrinimo metu dokumentas bus nepripažintas tinkamu išlaidoms pagrįsti. Todėl svarbu visada atkreipti dėmesį, ar visi privalomi rekvizitai yra.
Iš užsienio gautoms sąskaitoms griežti rekvizitų reikalavimai nėra taikomi. Šie dokumentai yra tinkami, jeigu iš jų įmanoma nustatyti ūkinės operacijos turinį (kas ir už kiek buvo pirkta) ir galima identifikuoti pardavėją.
Šios trumpos ir paprasto taisyklės gali atrodyti labai sudėtingos, o išlaidas pagrindžiančių dokumentų rinkimas – be galo painus. Tačiau tai – tik įpročio reikalas. Ilgainiui užtenka atkreipti dėmesį, ar dokumentai tvarkingi, ir išmokti jų neišmėtyti bei laiku pristatyti buhalterijai.