Pinigų judėjimas – daugiausiai tikrintojų dėmesio pritraukianti sritis, todėl išmanyti bendrąsias taisykles privaloma kiekvienam, kuris startuoja versle, juolab kad už pinigų judėjimo tvarką įmonėje atsako jos vadovas.
Pinigų judėjimo organizavimas ir tvarkos nustatymas priklauso nuo to, kokiu būdu vykdomi juridinio asmens mokėjimai. Kai visi mokėjimai vykdomi atsiskaitomoje banko sąskaitoje, įplaukas ir išmokas pagrindžiantis dokumentas yra banko išrašas. Tai lengviausias, skaidriausias ir mažiausiai klausimų keliantis būdas, naudingas ne tik patikrinimo metu, bet ir kilus konfliktinei situacijai dėl vieno ar kito mokėjimo su kreditoriais ar skolininkais.
Pagrindinė grynų pinigų judėjimo vieta yra įmonės kasa, dažnai neteisingai painiojama su kasos aparatu. Kasos aparatas – tai prekybos vietoje esantys fiskalinis aparatas, kuriuo fiksuojami prekių ar paslaugų pardavimas ir apmokėjimas, o įmonės kasa – vieta, kurioje atliekamos tos įmonės grynųjų pinigų operacijos ir laikomi pinigai. Prisiminkite senus laikus, kai kiekviena įmonė turėjo atskirą kasininką, sėdėdavusį savo kabinete, prie kurio algų diena visi vorele išsirikiuodavo pasiimti atlyginimo, tai įmonės kasa.
Šiais laikais reta kuri įmonė turi atskirą kabinetą kasai ir kasininką. Kasos vieta gali būti ir seifas, dėžutė ar stalčius, kuriame laikomi juridiniam asmeniui priklausantys grynieji pinigai. Įmonės pačios sprendžia, ar joms reikalinga kasa, net jeigu jose ir cirkuliuoja grynieji pinigai. Pavyzdžiui, parduotuvėje iš kasos aparato inkasavus grynuosius pinigus, juos galima tiesiogiai įnešti į atsiskaitomąja banko sąskaitą. Šiuo atveju įmonės kasa nereikalinga, nes nėra vietos, kur būtų saugomi pinigai ir vykdomi mokėjimai.
Dažno verslininko klaida – savų ir įmonės pinigų laikymas vienoje vietoje. Kasos darbo organizavimo ir kasos operacijų atlikimo taisyklės draudžia laikyti kasoje tam ūkio subjektui nepriklausančius pinigus. Patikrinimo metu radus neapskaitytų pinigų, teks aiškintis dėl juodosios buhalterijos.
Jeigu kasos išlaidų orderyje arba mokėjimo žiniaraštyje nėra pinigų gavėjo parašo, laikoma, kad pinigai neišmokėti. Pinigai, neįforminti kasos pajamų orderiais, laikomi kasos pertekliumi ir biudžetinėse įstaigose pervedami į biudžeto pajamas, o kituose ūkio subjektuose įskaitomi į jų pajamas.
Už kasos operacijas (įplaukas ar išmokas) bei pinigų saugojimą atsako įmonės vadovo paskirtas kasininkas. Kasininko pareigybė nėra privaloma privačiam sektoriui, tai gali būti ir pats vadovas. Vadovo paskirtas kasininkas neša ir materialinę atsakomybę.
Kasininkas – tai už grynųjų pinigų operacijas kasoje atsakingas asmuo, kuris atsako už savo priimtų pinigų saugumą ir nuostolius, kuriuos įmonė gali patirti tiek dėl sąmoningų jo veiksmų, tiek dėl netinkamo arba nesąžiningo pareigų vykdymo.
Pinigai į įmonės kasą įnešami ir išmokami surašant kasos pajamų orderį (KPO) ir kasos išlaidų orderį (KIO), kurie turi būti surašyti ir pasirašyti pinigų gavimo ar išmokėjimo momentu. Surašyti ir pasirašyti kasos dokumentus gali tik vadovo patvirtinti asmenys, o be parašų šie dokumentai negalioja.
Pinigai į kasą priimami pagal kasos pajamų orderį. Priėmus pinigus, išduodamas antras kasos pajamų orderio egzempliorius arba jo kvitas.
Pinigai iš kasos išmokami pagal kasos išlaidų orderį. Pinigai išmokami ir pagal kitus atitinkamai įformintus dokumentus (mokėjimo žiniaraštį, prašymą išduoti pinigus, sąskaitas ir kitus dokumentus), išrašius kasos išlaidų orderį.
Visos kasos operacijos privalo būti įrašomos į kasos knygą, kuri gali būti ir skaitmenizuota. Kasos knyga turi būti pildoma kas dieną, o ataskaitos kasininko privalo būti sudaromos ne rečiau kaip kartą per mėnesį ir privalomai kiekvieno mėnesio pabaigoje.
Kasos operacijos atliekamos kasoje, tačiau dažnai sumokėti ar priimti pinigus reikia ir už įmonės ribų. Ši situacija galima ir kai juridinis asmuo neturi grynųjų pinigų, o visi mokėjimai organizuojami pavedimais. Versle dažnai reikia greitai, čia ir dabar parduotuvėje atsiskaityti už prekes, sumokėti komandiruotėje ar nuvykti pas pirkėją ir surinkti iš jo apmokėjimus, kai šis sumoka grynaisiais pinigais. Tokie mokėjimai vykdomi per atskaitingą asmenį.
Atskaitingas asmuo – įmonės darbuotojas, kurį vadovas paskyrė apmokėti įmonės išlaidas ir (arba) priimti pinigų įplaukas už įmonės ribų.
Atskaitingam asmeniui pavedimu ar iš įmonės kasos (jeigu išmokama iš kasos, surašomas kasos išlaidų orderis) išmokami pinigai, o atskaitingas asmuo, gautais pinigais atsiskaitęs su kitais juridiniais ar fiziniais asmenimis, privalo pateikti pinigų sumokėjimą įrodančius dokumentus ir užpildyti avanso ataskaitą (avanso apyskaita), o nepanaudotų pinigų likutį grąžinti į įmonės kasą (surašomas kasos pajamų orderis) ar pavedimu į banko sąskaitą. Dažnai situacija apsiverčia aukštyn kojoms – atskaitingas asmuo nuperka kažką savo lėšomis, pristato dokumentus su ataskaita, ir įmonė jam išmoka pinigus už išlaidas.
Jeigu asmuo nepristato pinigų sumokėjimo įrodymo dokumentų, jis lieka skolingas įmonei ir turi grąžinti gautą avansą. Dažnai neteisingai suprantama, kad atskaitingas asmuo privalo nepanaudotą avanso likutį (ar surinktus pinigus) į kasą įnešti ar į banką pervesti iki mėnesio paskutinės dienos. Jis turi atsiskaityti ir pateikti ataskaitą ne rečiau kaip kartą per mėnesį, tačiau jeigu nepanaudotas avanso likutis bus naudojamas toliau, jo grąžinti neprivalo. Bet jeigu pas atskaitingą asmenį likęs didelis, logiškai nepagrįstas nepanaudotas avanso likutis, Valstybinė mokesčių inspekcija tokį avansą gali priskirti darbo užmokesčio ar dividendų išmokėjimui ir papildomai apmokestinti.
Kasos pajamų ir išlaidų orderiai surašomi įmonės kasoje ir nėra naudojami už jos ribų. Kai atsiskaitymas vyksta už įmonės kasos ribų ir / ar nėra privalomas kasos aparatas (pvz.: pristatomos prekės pirkėjui, kuris atsiskaito grynaisiais pinigais), naudojami grynųjų pinigų priėmimo ir išmokėjimo kvitai.
Kvitai naudojami asmenims su ūkio subjektu atsiskaitant už prekes (paslaugas) arba ūkio subjektui perkant iš asmenų prekes (paslaugas) ir atsiskaitant su jais grynaisiais pinigais tik nustatytais atvejais, kai neprivaloma naudoti kasos aparatų. Taip pat kvitai gali būti naudojami priimant išankstines (avansines) įmokas. Kvitai nepakeičia kasos pajamų ar kasos išlaidų orderių ir negali būti išrašomi įnešant pinigus į ūkio subjekto kasą ar juos iš šios kasos išmokant.
Kasos išlaidų ir pajamų orderius gali surašyti ir pasirašyti tik vadovo paskirti asmenys, o štai pinigų priėmimo kvitams toks reikalavimas nėra taikomas. Juk dažnai pinigus surinkti ar sumokėti tenka ir vadybininkui ar vairuotojui. Vadovo įsakymu turi būti paskirtas už kvitų naudojimą, saugojimą, apskaitą ir išdavimą atsakingas žmogus, kuris privalės užtikrinti kvitų apskaitą, išdavimą, inventorizaciją bei patikrinti, ar atskaitingas asmuo atsiskaitė už visus panaudotus kvitus ir į kasą arba sąskaitą banke įnešė visus pagal kvitus gautus pinigus.
Kvitų forma yra nurodyta Lietuvos valstybinės mokesčių inspekcijos Viršininko įsakyme VA-39, juos galima atsispausdinti ar įsigyti. Organizuojant kvitų naudojimą įmonės veikloje, dažnai klausiama, naudoti sunumeruotus ar nenumeruotus spaustuvės blankus. Su nenumeruotais spaustuvės blankais dirbti visada yra lengviau, tačiau numeruoti blankai vadovui užtikrina atskaitingų asmenų kontrolę. Atskaitingas asmuo privalo pristatyti ne tik panaudotus, bet ir sugadintus, anuliuotus kvitus, todėl tai galimybė įsitikinti, kad buvo pateikti visi kvitai ir atitinkamai į kasą ar banko sąskaitą įnešti visi surinkti pinigai.
Kai privalomas fiskalinis kasos aparatas, pinigų priėmimo ir išmokėjimo kvitai nėra naudojami. Pinigų gavimą ir išmokėjimą (pagal nustatytą kasos aparatų naudojimo tvarką) pagrindžia fiskalinio aparato kvitas. Tiek apmokant pirkėjui, tiek ir inkasuojant pinigus.
Tiek kasos aparato čekis, tiek kasos orderiai, tiek grynųjų pinigų kvitai nėra dubliuojami. Jeigu viena pusė išrašė veną ar kitą dokumentą, išdavė kaso aparato čekį, tai antrai pusei nieko papildomai rašyti nereikia.
Grynųjų pinigų kvitai, kasos orderiai, banko pavedimai nepatvirtina, kad prekė buvo parduota ar paslauga suteikta. Šie dokumentai patvirtina tik pinigų gavimo ar mokėjimo faktą. Prekės pardavimo ar paslaugos suteikimą patvirtinantys dokumentai – sąskaitos-faktūros ar PVM sąskaitos-faktūros. Vienintelis dokumentas, kuris patvirtina ir pinigų gavimą, ir pardavimo faktą, yra fiskalinis kasos aparato čekis.
Praktinės situacijos, kaip teisingai įforminti pinigų judėjimą įmonės veikloje:
Pirkėjas pavedimu sumokėjo už prekes į įmonės banko sąskaitą. Įmonė sumokėjo tiekėjui bankiniu pavedimu. Mokėjimą patvirtinantis dokumentas yra banko išrašas, jokio papildomo dokumento nereikia.
Darbuotas nupirko kelias smulkias prekes įmonės vardu, sumokėjo pats ir pristatė įmonei tai pagrindžiančius dokumentus bei užpildė avanso apyskaitą:
- įmonė gali atlikti pavedimą į darbuotojo sąskaitą nurodžiusi, kad kompensuojamos ūkio išlaidos;
- įmonė gali darbuotojui išmokėti pinigus iš įmonės kasos, išrašydama kasos išlaidų orderį.
Darbuotojui išmokėtas avansas ūkio reikmėms, jis pristato avanso apyskaitą su išlaidas pagrindžiančius dokumentais ir grąžina įmonei nepanaudotą avanso likutį:
- darbuotojas nepanaudotą avanso likutį grąžina pavedimu į įmonės sąskaitą banke, jokių papildomų dokumentų nereikia;
- darbuotojas nepanaudotą avanso likutį grąžina į įmonės kasą, priimant pinigus išrašomas kasos pajamo orderis.
Pirkėjas atvyko į įmonę, įsigijo prekių ir sumokėjo grynaisiais pinigais:
- jei įmonės sandėlyje nėra kasos aparato, priimant pinigus į įmonės kasą išrašomas kasos pajamų orderis;
- jei įmonės sandėlyje yra kasos aparatas, pirkėjui išduodamas fiskalinis kasos aparato čekis.
Įmonės A atskaitingas asmuo nuvyko į įmonę B sumokėti už suteiktas paslaugas. Pinigai sumokami į įmonės B kasą ir įmonė B išrašo kasos pajamų orderį. Atskaitingam asmeniui nieko papildomai rašyti nereikia. Mokėjimo faktą abiem pusėms patvirtina vienas dokumentas.
Įmonės vadybininkas pristato prekes pirkėjams ir iš jų surenka apmokėjimus:
- jei prekės pristatytos fiziniams asmenims, vadybininkas išrašo grynųjų pinigų priėmimo kvitą;
- jei prekės pristatytos į mažą parduotuvę, parduotuvės savininkas reikalingą sumą išima iš kasos aparato (atlieka inkasavimo procedūrą), o vadybininkas išrašo grynųjų pinigų priėmimo kvitą (inkasavimo čekis lieka parduotuvės savininkui);
- jei už prekes apmokama įmonės B kasoje ir išrašomas kasos išlaidų orderis, vadybininkui papildomai nieko rašyti nereikia – šis dokumentas patvirtina, kad įmonė B išmokėjo, o jis gavo pinigus.
Vadybininkas iš gyventojo perka automobilį ir sumoka grynaisiais pinigais. Vadybininkas išrašo grynųjų pinigų išmokėjimo kvitą.
Direktorius išima pinigus iš įmonės kasos iš įneša į įmonės banko sąskaitą. Pinigų išmokėjimą iš įmonės kasos patvirtina kasos išlaidų orderis, o pinigų įmokėjimą į banko sąskaitą patvirtina banko išrašas.
Pardavėja inkasuoja grynuosius pinigus iš kasos aparato ir įneša į įmonės kasą. Priimant pinigus iš pardavėjos, išrašomas kasos pajamų orderis. Ji kasos aparate privalo atlikti inkasavimo procedūrą.
Vadybininkas surenka pinigus iš pirkėjų. Įmonė neturi įmonės kasos ir pinigus jis įneša į banko sąskaitą. Vadybininkas surinkdamas pinigus iš pirkėjų išrašo pinigų priėmimo kvitą, o įnešant pinigus į banko sąskaitą įnešimo faktą patvirtina banko išrašas.