2022 metų gegužės 1 dieną į užmarštį nukeliavo Buhalterinės apskaitos įstatymas, kurį pakeitė naujas ir liberalus Finansinės apskaitos įstatymas (FA įstatymas). Apie šį naują teisės aktą yra sakoma, kad jis tiesiog pasivijo verslą ir prisitaikė prie skaitmenizavimo.
Verslui suteikta daugiau laisvės, bet ir daugiau atsakomybės. Kartu su Buhalterinės apskaitos įstatymu užmarštin nugrimzta daugelis pasenusių tvarkų, o Vyriausybė rengia tik rekomendacijas verslui. Apsigauti visiška laisve nereikėtų. Įmonės vis tiek turi vadovautis begale kitų teisės aktų, kad užtikrintų teisingą apskaitą, bet kaip tai padaryti ir kokias procedūras taikyti gali nuspręsti pačios.
Taigi, kaip viskas vyks nuo 2022 m. gegužės 1 dienos ir ką svarbu žinoti ne tik buhalteriui.
Vyriausiojo buhalterio sąvoka pakeičiama apskaitą tvarkančio asmens sąvoka. Dėl tokio pokyčio buhalteriai iš siaubo susiėmė už galvų. Ar šį garbinga profesija laidojama? Ne, nei buhalteriai, nei apskaitininkai, nei finansininkai, nei vyriausieji buhalteriai niekur nedingo. Keisti darbo sutarčių nereikės, profesijų pavadinimai liko. Apskaitą tvarkantis asmuo – tai asmuo, kuris atsakingas už verslo apskaitą. Juo gali būti tiek pats vadovas, tiek finansininkas ar buhalteris. Juk kai kuriose įmonėse apskaitos komanda pakankamai didelė arba apskaitos paslaugos perkamos iš tiekėjų, tad nuo šiol ši sąvoka įvardins konkretų atsakingą asmenį, nesvarbu, ar tai darbuotojas, ar paslaugas teikiantis fizinis ar juridinis asmuo.
Vadovas pats galės tvarkyti įmonės apskaitą. Panaikintas reikalavimas vadovui būtinai samdyti buhalterį (šiuo klausimu laisvę turėjo tik mažosios bendrijos). Tai, kad galima nesamdyti buhalterio, nereiškia, kad įmonėms keliami mažesni reikalavimai. Ne, apskaita privalo atitikti teisės aktus, o mokesčiai – būti apskaičiuoti teisingai. Ši laisvė galima tik tada, kai vadovas pats turi pakankamai kompetencijos tvarkyti įmonės apskaitą. Toks pakeitimas išsprendė jau daug metų užprogramuotą problemą, kai apskaitos įmonių vadovai, būdami stiprūs buhalteriai, negalėjo tvarkyti savo pačių įmonių apskaitos. Visiems kitiems labai apsidžiaugti nereikėtų.
Atskirtos vadovo ir buhalterio atsakomybės. Iki šiol daug kas laikėsi ant buhalterio pečių, o FA įstatymas atskyrė atsakomybes ir už daug dalykų dabar atsakingas įmonės vadovas, kuris privalo:
- parinkti apskaitą tvarkanti asmenį (patikėti šią užduotį kaimynei Zitai iš Kazbekiškių kaimo neužtenka. Vadovui perkeliama atsakomybė, kad apskaitą tvarkantis asmuo turėtų privalomas kompetencijas);
- užtikrinti, kad buhalterijai būtų laiku pateikta teisinga, tiksli, išsami informacija (palengvinimas buhalteriui, nes jis nebeįpareigotas kaulyti informacijos iš trečiųjų šaltinių, kovoti su darbuotojais – informacijos pateikimą turi užtikrinti vadovas. Šis punktas bus vienas svarbiausių, teismuose sprendžiant, kas atsakingas dėl apleistos apskaitos, neteisingų finansinių ataskaitų, ir vadovas neturėtų likimo valiai palikti informacijos perdavimo procesų įmonės veikloje);
- nustatyti ūkinių operacijų registravimo ir vertinimo tvarką, seniau vadinta apskaitos politika (žinoma, šių dokumentų be buhalterio parengti nepavyks, bet vadovas atsakingas, kad minėtasis dokumentas egzistuotų);
- nustatyti vidaus kontrolės priemones ir užtikrinti jų taikymą (neužtenka vien tik pasirašyti ir pamiršti, ką reikia daryti, kad viskas būtų teisinga ir tvarkinga. Jeigu įmonės vidaus kontrolės procedūros trūnys stalčiuje, o gyvenime jų nebus laikomasi, dažnu atveju esant ginčui, patikrinimui, bankrotui ir daugeliui kitų situacijų, kai šios procedūros turėtų apginti vadovą, jos gali padaryti daug žalos);
- užtikrinti dokumentų perdavimą, kai keičiasi apskaitą tvarkantis asmuo (nesvarbu, ar keičiasi darbuotojai, ar apskaitos paslaugos tiekėjai, vadovas atsako, kad informacija ir dokumentai būtų perduoti laiku. Negalima leisti senajam buhalteriui išjungti kompiuterį ir uždaryti duris, neperdavus informacijos naujajam. Likimo valiai paliktas informacijos perdavimas tarp apskaitos paslaugų tiekėjų irgi gali smarkiai atsirūgti vadovui ginčo ar teismo atveju);
- užtikrinti duomenų perdavimą į išmaniąją mokesčių administravimo sistemą I.MAS (taip, tai vadovo atsakomybė ir pasakyti, kad jis nežinojo, jog apskaita tvarkoma popieriuje ar „Exelyje“, ir duomenų perduoti nepavyks – jau neišeis. „Exelinės“ ir „popierinės“ buhalterijos keliauja užmarštin, o vadovo darbas užtikrinti, kad apskaita būtų tvarkoma taip, jog informacija būtų perduodama, kaip to reikalauja įstatymai);
- užtikrinti finansinės informacijos ir informacijos apie nustatytas vidaus kontrolės priemones teikimą vidaus ir išorės informacijos vartotojams (vadovo atsakomybė, kad ši informacija būtų pateikta. Palikti, kad viskas vyktų savaime, nepavyks. Teikti viską pačiam? Tikrai ne, bet kontroliuoti procesus – būtinai).
Vadovo atsakomybių sąrašas ilgas, o už ką atsakingas apskaita tvarkantis asmuo? Įstatymas apibrėžė, kad apskaitą tvarkantis asmuo (buhalteris):
- atsako už teisingą ūkinių operacijų registravimą apskaitoje, vadovaujantis teisės aktų ir vadovo nustatytomis tvarkomis (taigi, vadovas užtikrina, kad informacija pasiektų buhalterį, o buhalteris – kad ji būtų teisingai apdorota);
- keičiantis buhalteriui ar apskaitos paslaugų tiekėjui, privalo laiku perduoti dokumentus, registrus ir informaciją vadovui arba jo paskirtam asmeniui (informacijos perdavimas naujam buhalteriui yra ne tik vadovo galvos skausmas. Vadovas atsako už procesą, tačiau senasis buhalteris irgi privalo perduoti dokumentus laiku. Pasiteisinti, kad kažko nespėjo, kad kažkas dar nebaigta, tikrai nepavyks. Nepavyks ir trenkus durimis išeiti iš darbo ar nutraukti paslaugų sutartį, neperdavus informacijos).
- Apskaitos paslaugų tiekėjais ar tokias paslaugas teikiančių įmonių vadovais negali būti teisti asmenys, kurie padarė sunkius arba labai sunkius nusikaltimus finansų ar ekonomikos srityje ir jų teistumas neišnykęs.
- Apskaitos paslaugų tiekėjai (tiek fiziniai, tiek juridiniai) privalo nusistatyti apskaitos paslaugų teikimo organizavimo bei kontrolės tvarkas ir jų laikytis. Šis punktas įpareigoja apskaitos paslaugas teikiančius asmenis užtikrinti savo paslaugų kokybę.
Nebelieka inventorizacijos atlikimo tvarkos. Pasenusi ir griozdiška inventorizacijos tvarka keliauja į archyvus. Tačiau neapsirikite, inventorizacija išlieka ir įmonėms yra privaloma. Tai pagrindinis būdas užtikrinti, kad finansinės ataskaitos būtų teisingos. Privalo būti inventorizuojami turtas, skolos, įsipareigojimai. Tai kas gi iš tikrųjų pasikeitė ir kodėl buhalteriai taip džiūgauja dėl šio punkto? Iki 2022 m. gegužės 1 d. inventorizacija buvo būtina, net jeigu įmonė turi tik vieną kompiuterį, vieną sąskaitą už interneto ryšį ar nusipirktų prekių – vos dvi dėžės. Dabar įmonės vadovai galės įsivertinti, ar tikrai inventorizacija būtina. Jeigu viską nesunku suskaičiuoti ant rankos pirštų ir įrodyti, kad įmonės finansinės ataskaitos atitinką faktą, inventorizacija galės būti neatliekama ar atliekama pasirinktinai. Įmonėms, kurios visko turi daug, niekas nepasikeitė. Savo turtą ir įsipareigojimus joms privalu inventorizuoti, bet kaip tai atliekama jau nustatys vadovas, o ne pasenęs teisės aktas.
Nebelieka įmonės kasos darbą organizuojančių taisyklių. Nereikia apsigauti, kasos aparatų naudojimo taisyklės niekur nedingsta. Įmonės kasos darbą organizuojančios taisyklės reguliavo įmonės veikloje apskaitomus grynuosius pinigus. Nuo šiol vadovai privalo patys nustatyti taisykles, kaip viskas vyks. Daugiau laisvės ir atsakomybės. Tačiau FA įstatymas nurodo privalomus dokumentų rekvizitus, kad bus privalomas grynųjų pinigų registras, grynųjų pinigų dokumentai privalės būti pasirašomi, o visos operacijos – užregistruotos grynųjų pinigų registre iki mėnesio pabaigos.
Apskaitos registrų reikalavimai. Didžiosios knygos suvestinė būtina, ir tai nieko naujo. Tai pagrindinė įmonės ataskaita, kurią naudojo beveik visi. Dabar ji tapo privaloma, o dėl kitų apskaitos registrų vadovas sprendžia pats. Įstatymas nurodo tik informaciją, kuri turi būti registruojant ūkinę operaciją.
Apskaitos politika pavirto į ūkinių operacijų registravimo ir vertinimo tvarką. Apskaitos politikos laidoti nereikia. Tai dokumentas, kuriame aprašomi kriterijai ir būdai, kuriuos įmonė pasirenka vertinti ūkinėms operacijoms (įvykiams) ir jiems registruoti apskaitoje. Esmė nepasikeitė, pasikeitė tik pavadinimas.
Vienu svarbiausių dokumentų tampa vidaus kontrolės taisyklės. Iki šiol tai buvo apskaitos politika, bet dabar ji tampa tik dalimi vidaus kontrolės visumos. Vidaus kontrolės taisyklės privalo užtikrinti:
- teisingą dokumentų parengimą ir pateikimą;
- ūkinių operacijų (įvykių) teisingą ir savalaikį užregistravimą apskaitoje;
- informacinių apskaitos sistemų ir apskaitos registrų apsaugą;
- teisingą turto ir įsipareigojimų atvaizdavimą – turtas ir įsipareigojimai privalės būti pagrįsti faktiškai (inventorizuojami);
- dokumentų ir apskaitos registrų apsaugą, o juos praradus arba sugadinus – atkūrimą.
Apskaitos dokumentai nebeturi būti popieriniai ar PDF formato. Nuo šiol apskaitos dokumentas – tai ūkinę operaciją patvirtinanti tekstinė informacija, nepaisant jos parengimo ar pateikimo būdo, formos ir laikmenos. Dokumentu tampa ir el. laiškas bei tekstinis failas. Reikalavimai informacijai (kaip siuntėjo, gavėjo duomenys ir t. t.) išlieka. Niekur nedingo ir mokesčių apskaičiavimą reglamentuojančių teisės aktų reikalavimai dokumentams (kaip reikalavimai sąskaitoms-faktūroms, PVM sąskaitos-faktūroms ir kt.), tačiau verslas gali rinktis, kokios formos tai dokumentas ir kaip jis saugomas.
Finansinės apskaitos informacinė sistema – tai ne tik buhalterinė programa, bet visa veiklos valdymo informacinė sistema, skirta apskaitai tvarkyti ir (arba) ataskaitoms rengti. Įmonėje gali būti kelios informacinės sistemos (apskaitos, vadybos, prekybos ir t. t.). Įrašai iš šių sistemų apskaitos registruose gali būti daromi sumiškai, ne rečiau kaip kas ketvirtį, jeigu tokios sumos gali būti pagrįstos įstatymo nustatyta tvarka. Tai didelis palengvinimas, kadangi kartais visai nebūtina sujungti sudėtingų valdymo ir apskaitos programų, kad įrašai sinchronizuotųsi, ir tiek vienoje, tiek kitoje programoje turėti didelę duomenų bazę. Apskaitos programoje nuo šiol galima atlikti vieną įrašą už dieną, mėnesį ar kitu intervalu, priklausomai nuo to, kaip reikalinga verslui.
FA įstatymas suteikė daug laisvės, o su laisve rinktis atkeliauja ir atsakomybė. Ar įmonės, kurios turėjo nusistačiusios tvarkas, privalo pulti jas keisti? Tikrai ne, jeigu nėra poreikio. Tačiau jeigu senų tvarkų reikalavimai seniai neatitinka realaus gyvenimo, vertėtų jas peržiūrėti ir nustatyti naujas. Nereikėtų ir nuvertinti šio įstatymo reikalavimų. Visos taisyklės, tvarkos, atsakomybės tampa pagrindiniu ginklu (arba pražūtimi) atsiradus ginčui ar įmonei papuolus į tikrintojų nemalonę. Be to, įmonės vadovui pravartu atsiminti, kad jis turi pasitikėti buhalteriu, bet negali jam patikėti visko.