Pagrindinius Individualios veiklos (IV) išlaidų apskaitos principus nusako Gyventojų pajamų mokesčių įstatymo (2002-07-02 Nr. IX-1007) (GPMĮ) 18 straipsnio 1 dalis:
- Nuolatinio Lietuvos gyventojo, kuris verčiasi individualia veikla, leidžiamais atskaitymais laikomos su per mokestinį laikotarpį faktiškai gautomis arba uždirbtomis individualios veiklos pajamomis susijusios nuolatinio Lietuvos gyventojo patirtos įprastinės šiai veiklai išlaidos, jeigu šiame straipsnyje nenustatyta kitaip. (…)
Siekiant teisingai suprasti įstatymo formuluotę, reikėtų ją suskaidyti į dalis:
- Leidžiamais atskaitymais laikoma:
- įprastinės vykdomai veiklai
- patirtos išlaidos
- susijusios su per mokestinį laikotarpį gautomis ar uždirbtomis pajamomis.
Šios keturios dalys yra pagrindiniai išlaidų pripažinimo principai. Norint teisingai įvertinti išlaidas, pirmiausia reikia atidžiai išnagrinėti, ką reiškia kiekvienas iš jų.
Pirmas principas – įvardijami leidžiami atskaitymai. Mokesčių tikslais visos išlaidos yra skirstomos į tris kategorijas: leidžiami atskaitymai, ribojami atskaitymai ir neleidžiami atskaitymai.
- Leidžiami atskaitymai – tai visos būtinos ir įprastinės išlaidos pajamoms uždirbti (pvz. parduotuvės nuoma, prekių savikaina, elektros energija, biuro reikmenys ir t. t.). Apskaičiuojant apmokestinamąsias pajamas, iš pajamų atimama visa šių išlaidų suma.
- Ribojamo dydžio atskaitymai – šių išlaidų sumą, kuria galima mažinti apmokestinamas pajamas, riboja teisės aktai (pvz. komandiruotės, reprezentacijos, turto įsigijimo, ilgalaikio turto nusidėvėjimo, natūralios netekties ir kitos). Iš pajamų atimama tik ta išlaidų dalis, kuri patenka į nustatytus dydžius.
- Neleidžiami atskaitymai – tai tokia išlaidų dalis, kuri verslo atžvilgiu yra būtina, o mokesčių – nepripažįstama (pvz. parama, dovanos, kompiuterinių programų susikūrimo išlaidos, sumokėtos baudos, delspinigiai ir t. t.) T. y. šiomis išlaidomis neleidžiama susimažinti apmokestinamųjų pajamų.
Įvertinus, kuriai kategorijai išlaidos yra priskirtos, reikėtų atsakyti į klausimą, ar tai įprastinės veiklai išlaidos (būtinos vykdomai veiklai). Kavinės išlaidos bus vienos, biuro paslaugų – kitos. SPA centrui masažo aliejus yra įprastas pirkinys, siuvyklai – ne. Maisto produktai yra įprasti kavinei, bet ne autoservisui. Tuo tarpu patalpų nuoma, banko paslaugų mokesčiai bus įprasti tiek SPA centrui, tiek siuvyklai, tiek kavinei ir autoservisui.
Svarbiausia, kad išlaidos privalo būti patirtos: medžiagos ir paslaugos sunaudotos pagamintiems produktams, suteiktoms paslaugoms. Nupirktos, bet nesunaudotos – tai atsargos. Avansu sumokėti pinigai, tai gautinos sumos, bet ne patirtos išlaidos.
Nupirkta 300 m kabelio po 1 Eur už metrą (viso 300 Eur). Per 2016 metus teikiant elektros išvedžiojimo paslaugas sunaudota 211 m kabelio. 2016 m. patirtos išlaidos yra 211 Eur.
2016 m. spalio 1 d. sudaryta nuomos sutartis dėl patalpų. Sumokėtas 1000 Eur užstatas, kuris bus grąžintas nutraukus nuomos sutartį. Mėnesio nuomos kaina – 250 Eur. Už spalio–gruodžio mėnesius gautos sąskaitos. 2016 m. nuomos išlaidos – 750 Eur. 1000 Eur užstatas nėra patirtos išlaidos, o suma, kuri ateityje bus susigrąžinta.
Net jeigu tai leidžiami atskaitymai, susiję su vykdoma veikla, ir išlaidos patirtos, teisingai apskaičiuojant mokesčius būtina atsiminti, kad išlaidos turi būti susijusios su per mokestinį laikotarpį gautomis ar uždirbtomis pajamomis. Teisingas išlaidų susiejimas su pajamomis ir laikotarpiu, per kurį uždirbtos pajamos, yra labai svarbus apskaičiuojant mokesčius. Nagrinėjant teisingą išlaidų, susijusių su per mokestinį laikotarpį gautomis ar uždirbtomis pajamomis, priskyrimą, reikėtų jas suskirstyti į dvi kategorijas: tiesiogines ir netiesiogines.
Tiesioginės – išlaidos, kurias galima tiesiogiai priskirti parduotam produktui ar suteiktai paslaugai.
2016 metais pirkta 500 m audinio po 5 Eur už metrą ir siuvimo priedų už 1000 Eur. Per 2016 metus pagaminta 200 paltų. Jiems sunaudota 400 m audinio ir priedų už 850 Eur. Per 2016 metus parduota 170 paltų. Likę 30 paltų parduoti 2017 metais.
Gamybos metu audiniai ir priedai virto gaminiais, tačiau šiame etape išlaidų dar neatsirado – atsargos tiesiog pakeitė formą. Turime 200 paltų už 2850 Eur (vieno palto savikaina (400×5+850)/200=14,25 Eur). 2016 metais pardavus 170 paltų, mes patiriame išlaidas pardavimo pajamoms uždirbti, tiesiogiai susietas su konkrečiais produktais. 170×14,25=2422,5 Eur. Nors per 2016 metus buvo nupirkta atsargų už 3500 Eur, bet išlaidų, susijusių su per mokestinį laikotarpį gautomis pajamomis – 2422,5 Eur. 2017 metais pardavus likusius 30 paltų, jų savikaina 30×14,25=427,50 Eur bus priskirta prie 2017 metų išlaidų.
Nupirkta 1000 kuprinių po 3 Eur už vienetą. Per 2016 metus parduoti 200 vnt. 2016 metų išlaidos, apskaičiuojant apmokestinamas pajamas, yra 600 Eur.
Netiesioginės – išlaidos, kurių tiesiogiai negalima priskirti parduotam produktui ar suteiktai paslaugai. Šias išlaidas priskirti prie gaminio ar paslaugos yra labai sudėtinga. Tai gali būti nuoma, darbo užmokestis pardavėjoms, komunaliniai, mobilaus ryšio, įrengimų priežiūros mokesčiai ir t. t. Sudėtinguose gamyklų procesuose daugelis šių išlaidų įskaičiuojama į gaminių savikainą, bet individualioje veikloje, kai procesai yra paprasti, tokias išlaidas teisingiausia priskirti pagal laikotarpį.
Nuoma už 2016 m. gruodį bus 2016 metų išlaidos.
Įrengimų remontas, atliktas 2016 m. spalį, bus 2016 metų išlaidos.
2016 m. gruodžio 28 d. pirkti biuro reikmenys bus 2016 metų išlaidos.
Atkreiptinas dėmesys, kad kai kurios išlaidos dalinamos keliems mokestiniams laikotarpiams. Dažniausiai tai – prenumeratos, draudimas, programų priežiūros metiniai mokesčiai ir pan. Šiuo atveju išlaidų dalis turi būti priskiriama tam mokestiniam laikotarpiui, kurio metu išlaidos patiriamos.
2016 m. birželio 1 d. pirktas draudimas už 300 Eur, kuris galioja nuo 2016 m. birželio 1 d. iki 2017 m. gegužės 31 d. Šios paslaugos laikotarpis yra ilgesnis nei kalendoriniai metai, todėl privaloma išlaidas dalinti. Išlaidų dalis, tenkanti 2016 birželio–gruodžio mėnesiams (175 Eur) bus 2016 metų išlaidos, o draudimo dalis už 2017 sausio–gegužės mėnesius (125) Eur – 2017 metų išlaidos.
Dažnai daroma klaida, kad išlaidos pripažįstamos tada, kuomet jos apmokamos. Svarbu atsiminti, kad tarp apmokėjimo ir išlaidų pripažinimo lygybės ženklo dėti negalima. Išlaidos pripažįstamos tada, kai jos patiriamos, o ne kada buvo apmokėtos.
Už gruodžio mėnesio mobilaus ryšio paslaugas reikia susimokėti iki 2017 m. sausio 31 d., tačiau tai 2016 m. gruodžio mėnesį patirtos išlaidos. Išlaidų pripažinimo ir mokėjimo datos labai dažnai skiriasi. Dažnai už paslaugas yra sumokama daug vėliau, nei jos gaunamos, taip pat vykdomi mokėjimai avansu, perkama išsimokėtinai, paliekami užstatai ir t. t.
Smulkus verslas dažnai išlaidų apskaitą susieja su pajamų registravimo principais – kaupimo arba pinigų. Tačiau nors pajamoms apskaityti egzistuoja keli būdai, bet išlaidoms – tik vienas kelias. Ir nors kiekvienas verslas yra individualus, su skirtingomis verslo schemomis ir išlaidomis, o teisės aktai išskiria daug išimčių, draudimų, ribojimų ir apskaitos metodų, bet, norint teisingai pripažinti bet kokias išlaidas, turi būti atsakyta į klausimus:
- Kokio tipo šie atskaitymai? Leidžiami, ribojami ar neleidžiami?
- Ar tai įprastinės ir būtinos vykdomai veiklai išlaidos?
- Ar išlaidos buvo patirtos?
- Ar jos susijusios su per mokestinį laikotarpį gautomis ar uždirbtomis pajamomis?
Tai sudėtingiausia verslo pradžioje, tačiau teisingai susidėliojus, pasirinkus palankiausius apskaitos metodus – tai paprastas procesas. Svarbiausia neužsnūsti ir, atsiradus naujoms išlaidoms, atsakyti sau į šiuos keturis klausimus.
Marija B